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Datenschutzerklärung

SaaS-Plattform „ReviewBird“ · reviewbird.io und dashboard.reviewbird.io

Fassung 1.0.0 · Stand 27. Juli 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Schild Roth SEO Agentur GmbH, Bismarckstr. 1–3, 50672 Köln, Deutschland. Vertreten durch den Geschäftsführer Timothy Scherman.

In Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter [email protected]. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzliche Bestellpflicht wird laufend geprüft.

2. Geltungsbereich und Rollenverteilung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, bei der wir als Verantwortlicher entscheiden – insbesondere beim Besuch unserer Website, bei der Registrierung und Nutzung des Kundenkontos sowie bei Vertragsanbahnung, Abrechnung und Kommunikation.

Soweit unsere Kunden die Plattform nutzen, um Daten ihrer eigenen Endkunden (z. B. Patienten, Mandanten, Gäste, Kunden) zu verarbeiten, ist der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für diese Verarbeitung gilt die zwischen uns und dem Kunden geschlossene Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung; die Information der betroffenen Endkunden obliegt dem Kunden.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO, insbesondere zur Vertragserfüllung und vorvertraglichen Maßnahmen (lit. b), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c), aufgrund berechtigter Interessen (lit. f) sowie – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer Einwilligung (lit. a), etwa für Analyse-Cookies und den Newsletter.

4. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website und des Dashboards verarbeitet unser System automatisch Daten des aufrufenden Geräts, um die Auslieferung, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssysteminformationen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Das Hosting erfolgt bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland); zur Auslieferung und Absicherung setzen wir Cloudflare, Inc. (USA) ein. Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

5. Cookies und Einwilligung (§ 25 TDDDG)

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb, die Anmeldung und die Sicherheit erforderlich sind, setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ohne Einwilligung ein.

Alle nicht notwendigen Cookies und Technologien – insbesondere zu Analyse- und Reichweitenzwecken – setzen wir nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Die Einwilligung erteilen Sie über unser Cookie-Banner; Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen im Banner widerrufen.

6. Webanalyse mit Google Analytics

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) nutzen wir Google Analytics, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Kennungen, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunft, verwendete Geräte). Die IP-Adresse wird gekürzt (IP-Anonymisierung).

Eine Übermittlung in die USA an die Google LLC kann nicht ausgeschlossen werden; diese ist durch das EU-US Data Privacy Framework, dem Google zertifiziert ist, sowie ergänzend durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das Cookie-Banner widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

7. Registrierung und Kundenkonto

Für die Registrierung und Führung eines Kundenkontos verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Firmenname, Vor- und Nachname der Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und ein Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hash gespeichert und ist uns nicht im Klartext bekannt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses). Bei der Annahme unserer Vertragsdokumente (Lizenz- und Nutzungsbedingungen, Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung sowie ggf. Vertraulichkeitsvereinbarung) protokollieren wir zu Nachweiszwecken die jeweils geltende Fassung, Datum, Uhrzeit, Benutzerkonto und IP-Adresse; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

8. Vertragsdurchführung und Zahlungsabwicklung

Zur Erbringung der gebuchten Leistungen und zur Abrechnung verarbeiten wir die erforderlichen Bestands-, Vertrags- und Abrechnungsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über die Stripe Payments Europe, Limited (Irland); die dabei verarbeiteten Zahlungsdaten werden nach den Vorgaben von Stripe verarbeitet. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) bleiben unberührt.

9. Kommunikation und Support

Wenn Sie mit uns per E-Mail, über das Support- oder Ticketsystem oder auf anderem Wege in Kontakt treten, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Vertragsdurchführung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung von Anfragen).

10. Newsletter und Werbung per E-Mail

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die zur Anmeldung erforderlichen Daten, um Ihnen Informationen zu unseren Produkten und Angeboten zuzusenden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren; wir protokollieren Anmeldung und Bestätigung zu Nachweiszwecken.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 UWG. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch Nachricht an uns abbestellen; der Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt. Soweit wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Vertrag erhalten haben, können wir Ihnen im gesetzlich zulässigen Rahmen des § 7 Abs. 3 UWG Informationen zu eigenen ähnlichen Leistungen senden; Sie können dem jederzeit widersprechen.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein, insbesondere für Hosting, Infrastruktur, Nachrichtenversand, Zahlungsabwicklung und Analyse.

  • Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Hosting und Infrastruktur
  • Cloudflare, Inc. (USA) – Web-Infrastruktur, Sicherheit und Auslieferung
  • seven communications GmbH & Co. KG (Deutschland) – Versand von SMS
  • AC PM LLC / Postmark (USA) – Versand transaktionaler E-Mails
  • Google Ireland Limited (Irland) – Webanalyse (nur mit Einwilligung)
  • Stripe Payments Europe, Limited (Irland) – Zahlungsabwicklung

Die jeweils aktuelle Übersicht der im Rahmen der Auftragsverarbeitung eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist unter https://dashboard.reviewbird.io/legal/sub-processors abrufbar.

12. Übermittlung in Drittländer

Soweit wir Dienstleister mit Sitz oder Datenverarbeitung außerhalb der EU/des EWR einsetzen (insbesondere in den USA), erfolgt eine Übermittlung nur bei Vorliegen geeigneter Garantien. Dies sind insbesondere eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder der Abschluss von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen.

13. Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Server-Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Kontodaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung nach Maßgabe der Lizenz- und Nutzungsbedingungen gelöscht. Für Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (insbesondere Rechnungen), gelten die gesetzlichen Fristen von in der Regel sechs bis zehn Jahren; diese Daten werden bis zum Ablauf der Frist gesperrt.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an [email protected].

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Pflicht zur Bereitstellung und Aktualität

Die Bereitstellung der zur Registrierung und Vertragsdurchführung erforderlichen Daten ist für den Vertragsschluss notwendig; ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht schließen oder durchführen. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.